Umowa na zastępstwo — wypowiedzenie i zasady

Wypowiedzenie umowy na zastępstwo podlega dziś zwykłym zasadom — okres zależy od stażu u pracodawcy, tak jak przy każdej innej umowie terminowej.

Nie znasz jeszcze daty rozwiązania umowy? Policz ją w narzędziu Kalkulator okresu wypowiedzenia umowy o pracę. Zajmuje minutę i uwzględnia zasadę, że okresy tygodniowe kończą się w sobotę, a miesięczne w ostatnim dniu miesiąca.

Wypowiedzenie umowy na zastępstwo — na zwykłych zasadach

Wiele poradników wciąż podaje, że wypowiedzenie takiej umowy trwa trzy dni robocze. To informacja nieaktualna — pochodzi sprzed nowelizacji z lutego 2016 roku.

Obecnie umowa na zastępstwo jest odmianą umowy na czas określony i obowiązują przy niej te same okresy wypowiedzenia, zależne od łącznego stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, miesiąc od 6 miesięcy i 3 miesiące od 3 lat.

Praktyczny wniosek: osoba zastępująca kogoś od kilku lat w tej samej firmie ma trzymiesięczny okres wypowiedzenia, mimo że formalnie pracuje „na zastępstwo”.

Kiedy taka umowa się kończy

Umowa na zastępstwo rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta — a ten jest powiązany z nieobecnością zastępowanego pracownika. Powrót tej osoby kończy umowę bez potrzeby jej wypowiadania.

Dlatego umowa powinna wskazywać cel zawarcia: zastępstwo konkretnej osoby w czasie jej usprawiedliwionej nieobecności. Brak takiego wskazania bywa argumentem, że mamy do czynienia ze zwykłą umową terminową — ze wszystkimi konsekwencjami, w tym wliczaniem do limitu.

Uwaga na sytuację, w której zastępowany pracownik nie wraca, a Ty pracujesz dalej. Jeżeli umowa formalnie wygasła, a praca trwa za wiedzą pracodawcy, powstaje spór o to, jaki stosunek pracy istnieje — warto wtedy wystąpić o potwierdzenie warunków na piśmie.

Dlaczego nie wlicza się do limitu 33 miesięcy

Kodeks pracy ogranicza zatrudnienie terminowe do 33 miesięcy i trzech umów. Umowa w celu zastępstwa jest z tego limitu wyłączona — obok umów do prac dorywczych i sezonowych, na okres kadencji oraz zawartych z obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy.

To wyłączenie bywa nadużywane. Jeżeli kolejne „zastępstwa” dotyczą osób, które nigdy nie wracają, albo umowa nie wskazuje konkretnej zastępowanej osoby, można podnosić, że w rzeczywistości była to zwykła umowa terminowa — a wtedy limit obowiązuje i po jego przekroczeniu zatrudnienie staje się bezterminowe.

Sprawę taką rozstrzyga sąd pracy, a punktem wyjścia jest treść umów i faktyczny przebieg zatrudnienia. Warto zachować wszystkie umowy i aneksy.

Najczęstsze pytania

Czym umowa na zastępstwo różni się od zwykłej umowy terminowej

Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony, zawieranym na czas usprawiedliwionej nieobecności innego pracownika. Różnica sprowadza się do jednego, ale istotnego skutku: nie wlicza się jej do limitu 33 miesięcy ani do limitu trzech umów (art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy).

Oznacza to, że taka umowa może trwać dłużej niż 33 miesiące i nie przekształci się z tego powodu w umowę na czas nieokreślony. Przekształci się natomiast wtedy, gdy okaże się, że w rzeczywistości nie było kogo zastępować — a umowa nazwana „zastępstwem” służyła obejściu limitów.

W umowie powinno być wskazane, kogo pracownik zastępuje, albo przynajmniej opisana przyczyna zastępstwa. Brak takiego wskazania utrudnia pracodawcy obronę, jeżeli pracownik zakwestionuje charakter umowy.

Okres wypowiedzenia jest zwykły, nie trzydniowy

Do 21 lutego 2016 r. umowę na zastępstwo można było wypowiedzieć z zachowaniem trzech dni roboczych. Ten przepis nie obowiązuje. Obecnie stosuje się zwykłe okresy z art. 36 Kodeksu pracy, zależne od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie, miesiąc albo trzy miesiące. Wzory i porady powołujące się na trzy dni są nieaktualne od blisko dekady, a nadal krążą w sieci.

Wypowiedzenie wymaga uzasadnienia

Od 26 kwietnia 2023 r. pracodawca musi wskazać przyczynę wypowiedzenia również przy umowach na czas określony, w tym przy zastępstwie, a także skonsultować zamiar z zakładową organizacją związkową. To istotna zmiana: wcześniej takie umowy można było wypowiadać bez podania powodu.

Powrót zastępowanego pracownika i ochrona przed zwolnieniem

Umowa na zastępstwo rozwiązuje się z upływem terminu, na jaki została zawarta, albo z dniem powrotu zastępowanego pracownika — jeżeli tak ją skonstruowano. Nie jest wtedy potrzebne żadne wypowiedzenie ani osobne pismo.

Uwaga na skutek dotyczący ciąży. Zasada, że umowa na czas określony, która rozwiązałaby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży, przedłuża się do dnia porodu, nie obejmuje umowy na zastępstwo (art. 177 § 3¹ Kodeksu pracy). Umowa na zastępstwo rozwiąże się w umówionym terminie także wtedy, gdy pracownica jest w ciąży.

Ochrona z art. 41 Kodeksu pracy — zakaz wypowiadania w czasie urlopu i usprawiedliwionej nieobecności — działa natomiast normalnie, bo dotyczy wypowiedzenia, a nie upływu terminu.